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高效沟通的5个原则,解决90%的沟通问题
2022-09-07 16:47:50

沟通的重要性不言而喻,大多数职业和岗位对沟通能力都有要求,例如,产品经理要懂得挖掘用户行为背后的真实诉求,循循善诱,引导需求方思考得更全面,进而提出更高质量的需求。沟通,既要“沟”也要“通”,是双向的。


一直以来,工程师对沟通都有一种莫名的恐惧,也可以说是一种“职业病”吧,工程师的劳动工具是电脑,以软件开发为例,需要长时间的专注,思路一旦被打断,就需要花一些时间重新进入状态。所以,工程师做久了,更愿意花时间和电脑打交道而害怕与人沟通,越害怕越躲避,沟通技能就越得不到发展,与人沟通起来就越难。


许多工程师都有一个误区,觉得自己走技术路线,不需要太强的沟通能力,甚至放弃了对沟通能力的锻炼。殊不知,在BAT这些一线互联网公司,别工程师都很强调沟通、协调能力。的技术架构,也需要的宣导落地工作,才能让大家理解它的设计理念,以便更好地使用它。


本文尝试从理性、工程的角度来讲解沟通,帮助工程师更好地理解沟通的本质,用更有效率的方式与他人进行沟通。对沟通整个过程的拆解,可以得出沟通信息流,如图所示。

图 沟通信息流


沟通的整个过程,包含以下七个要素:

  • 说话者

信息发送者,也就是信息论模型中的信息源。说话者的文化背景、知识结构、经历经验、性别、职业、兴趣爱好、能力等方面的差异决定了其传递信息内容的差异。


  • 听话者

听众,即接收信息的一方(信宿)。说话者的目的是将信息传递给听话者,并且希望获得某种回应。和说话者一样,听众之间也是具有差异的,包括语言、文化、知识结构、性别、年龄、职业、经验、兴趣爱好等。对于一个好的说话者来说,这些差异都是他在传递信息之前所必须考虑的,进而影响他对说话内容、方式的设计。


在具体的沟通过程中,听话者与说话者的角色不是的,而是不断地变换位置,他们都是沟通的主体。


  • 信息

信息是说话者所要表达的思想感情,是沟通的客体。它是看不见摸不着的,必须通过语言符号、态势语符号等方式传达。


  • 媒介

传递任何信号,都必须有运载工具,即信道,即时沟通中的媒介。基本的传播媒介是声波和光波,随着传播媒介越来越丰富多样,认识其特性并学会熟练地运用它,对于说话者来说越来越重要了。


由于媒介对信号会产生影响,因此即使不考虑编码和解码,说话者发送的信号和听话者接收的信号也很难达到完全相同。


  • 场景

场景又称背景,是沟通发生的时间和地点,任何沟通总是在一定场景下发生的,包括某一具体的场景,也包括社会历史场景。场景会对沟通产生不同的影响,因此,说话者必须具有根据实际情况的变化而改变沟通策略的能力。


  • 干扰

干扰可能来自于外部的一些刺激物,如噪音、迟到者等,也可能来自于沟通主体的内部,如身体某部位突然不适、思想开小差等。


干扰会影响说话者,也会影响听话者,从而阻碍信息的顺利传播。消除干扰是不可能的,成功的说话者能够很好地对付各种干扰,减少它们的影响。


  • 反馈

反馈本来是电子工程学的概念,这里借指说话过程中听话者对接收到的信息的反应。在沟通过程中,说话者把信息传递给听话者,听话者接收信息后就会产生一定的反应,这种反应信息又被传送给说话者,并对说话者的信息再输出产生影响,这就是沟通中的信息反馈。反馈的形式包括语言形式和非语言形式,如喝彩声、嘘声、鼓掌、摇头、起身离开会场的行为等。


学习了沟通七要素,再来聊聊高效沟通的五个原则:

,说人话,用对方能接受的方式说。尤其在专业性比较强的领域,如计算机、金融、法律等,专业人员往往会忽略对方对专业知识的掌握程度,一开口沟通就满嘴专业词汇,弄得对象一脸问号,显然这是沟通。


正确的做法是用口语化的表达,来解释专业领域知识,例如,给非计算机专业的朋友解释区块链技术,千万别说什么共识算法、去中心化、加密算法等,可以用比喻的方式来解释,将区块链比作男女谈恋爱,晒朋友圈、秀恩爱、承诺相爱一生一世,并被其他所有适婚男女所知,这就是区块链的应用。如果有一天某一方违背诺言,不要以为删除照片就可以了,因为桩桩件件都被所有适婚男女记录在案,不可删除、不可更改,这就是区块链技术。


第二,重要的事情当面说。在移动互联网时代,人与人沟通的方式丰富多样,有电子邮件、短信、电话、视频通话等,这些沟通方式都是线上化的,并非面对面的。实际上,有效的沟通方式还是面对面沟通,就连微信发明人--张小龙都曾给大家建议:放下手机,多跟人聊天。


因此,重要的事情不仅要说三遍,更重要的是当面说,如年轻人彼此表达爱慕之情、向别人借钱或还钱、商务谈判等。面对面沟通,除了语言表达之外,还能借助肢体语言、眼神等方式,帮助信息更有效的传达。


第三,找个安静的地方,平静地说。在沟通七要素中,我们知道了干扰因素对沟通效果的影响,选择在一个安静的、没有外人或噪音打扰的环境之下沟通,可以降低干扰因素,有助于提升沟通效果。


同时,沟通的过程也要尽量保持情绪的平和,避免情绪波动较大的时候进行重要事项的沟通。


第四,通过丰富的媒介提升沟通质量。在一些重要的商务沟通场合,如项目方案演示会等,可以借助PPT、图表、视频等多媒体方式帮助双方更高效的沟通。人类的思维是偏感性的,眼见为实,因此一些复杂的方案演示采用视频动画的方式可以更好地表达意图。


第五,根据对方的反馈,调整沟通方式。沟通是双向的,除了说话者表达自己想要传达的信息外,还需要借助听话者的反馈,来验证听话者是否完整接收到了说话者想要表达的信息。当说话者接收到听话者的反馈后,要及时进行信息补充、纠正。这是非常重要但常常被忽略的环节。


以上,我们学习了沟通的七要素及沟通的五个原则。在职场当中,上级向下属布置工作任务是一个很常见的场景,在这样的一个小场景里就将沟通容易出现的问题体现得淋漓尽致。


例如,中国的一些管理者,不会把任务说得很明白,更不管员工是否明确任务的细节,这些管理者通常会说,“不要让我再说第二遍”“你悟性不够,不懂我!”。然而,在日本的一些企业中,情况却截然相反,日本的管理者在布置任务的时候会说5遍。


给华为起草《华为基本法》的中国人民大学包政教授,也是我的老师,曾经描述日本公司是这样布置工作的:

遍,管理者说:“渡边,麻烦你帮我做一件事。”渡边准备去做。


第二遍,管理者说:“别着急,麻烦你重复一遍。”渡边重复了一遍。


第三遍,管理者说:“你觉得做这件事的目的是什么?”渡边复述出目的。


第四遍,管理者说:“你觉得做这件事会遇到什么意外?遇到什么情况你要向我汇报,遇到什么情况你可以自己做决定?”渡边说:“如果遇到A情况我向您请示,如果遇到B情况我自己解决。”


第五遍,管理者说:“你还有什么更好的想法和建议吗?”渡边谈谈自己的看法。


后,需要强调的是,沟通不难,是可以学习和训练的。沟通是双向的,螺旋递进的、层层深入的。好的沟通,能够让工作效率提升、事半功倍。良好的沟通能力,也是事业发展的基础,成为一个职场达人,从培养你的沟通表达能力开始。


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创建时间:2019-12-04 17:50:11
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